2015 rok - poniżej 14000 EUR / 30000 EUR

UMOWA NR 37/WO/15 - "DOSTAWA, INSTALACJA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU OBIEGU DOKUMENTÓW"

UMOWA NR 37/WO/15

zawarta w dniu 24.08.2015 r. w Krobi, pomiędzy:

Gminą Krobia zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez Sebastiana Czwojdę - Burmistrza Krobi z siedzibą w 63-840 Krobia, ul. Rynek 1,

przy kontrasygnacie skarbnika Gminy Damiana Walczaka

SPUTNIK SOFTWARE SP. Z O.O. UL. GÓRECKA 30, 60-201 POZNAŃ

zwaną dalej Dostawcą, reprezentowaną przez:

1. MAĆKOWIAK TOMASZ – CZŁONEK ZARZĄDU

2. MUSIELAK MACIEJ – CZŁONEK ZARZĄDU

o następującej treści:

§ 1.1. Niniejsza umowa nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. Zamówienia udzielono na podstawie Zarządzenia Burmistrza nr 24/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. – Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro.

2. Dostawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie pod nazwą: „DOSTAWA, INSTALACJA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU OBIEGU DOKUMENTÓW”.

3. Przedmiot zamówienia został przedstawiony w załączniku do umowy.

§ 2. Termin realizacji zamówienia: 25.09.2015 r.

§ 3. Dostawca udziela gwarancji na okres do dnia 31 grudnia 2017 r.

§ 4. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie przez zamawiającego wykonanego przedmiotu umowy będzie protokół zdawczo – odbiorczy podpisany przez obydwie strony umowy.

§ 5. 1. Strony ustalają, że za wykonanie całości przedmiotu zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą, zamawiający zapłaci dostawcy wynagrodzenie w wysokości:

31.312,20 zł netto (słownie: złotychtrzydzieścijedentysięcytrzystadwanaście 20/100) wraz z podatkiem VAT = 38.514,00 zł brutto (słownie: złotychtrzydzieściosiemtysięcypięćsetczternaście 00/100);

2. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty za dostarczony przedmiot umowy

w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury VAT.

§ 6. 1. Oprócz wypadków wymienionych w treści Kodeksu Cywilnego Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w podanych niżej przypadkach.

1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie

leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia

umowy; odstąpienie od umowy w tym przypadku może nastąpić w terminie miesiąca od

powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;

2) w razie zgłoszenia do Sądu wniosku o ogłoszenie upadłości, upadłości lub rozwiązania

przedsiębiorstwa dostawcy;

3) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia majątku dostawcy;

4) dostawca nie rozpoczął dostawy bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje je;

pomimo wezwania zamawiającego złożonego na piśmie;

5) w razie prawomocnego orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej dostawcy.

2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. Zawiadomienie powinno być przekazane dostawcy co najmniej 7 dni przed terminem odstąpienia.

3. W terminie siedmiu dni od daty odstąpienia od umowy, wykonawca przy udziale zamawiającego sporządzi szczegółowy protokół inwentaryzacji dostawy, według stanu na dzień odstąpienia.

4. Zamawiający w razie odstąpienia od umowy z przyczyn, za które wykonawca nie odpowiada, obowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za dostawy, które zostały wykonane do dnia odstąpienia.

5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto.

§ 7. 1. W razie zwłoki w wykonaniu obowiązków wynikających z postanowień niniejszej umowy strona, która popadła w zwłokę zapłaci drugiej stronie karę umowną w wysokości 0,1 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

§ 8. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają, dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 9. Sprawy sporne rozstrzygane będą przez Sąd miejscowo właściwy dla siedziby zamawiającego.

§ 10. Niniejsza umowa obejmuje całość uprawnień i zobowiązań stron. Żadna ze stron w razie jakiegokolwiek sporu dotyczącego realizacji niniejszej umowy albo też interpretacji jej zapisów nie będzie uprawniona do powoływania się na jakiekolwiek wcześniejsze ustalenia i oświadczenia, podjęte lub wyrażone w formie ustnej albo pisemnej, z wyjątkiem tych, które wyraźnie zawarte są w niniejszej umowie i jej załącznikach.

§ 11. W sprawach nie uregulowanych w umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

§ 12. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

ZAMAWIAJĄCY: DOSTAWCA:

KONTRASYGNATA:

Załącznik do umowy nr 37/WO/15

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Dostawa, instalacja i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów obsługującego pracowników i interesantów Urzędu Miejski w Krobi, zwanego dalej „systemem" oraz jego integracja z systemami e-PUAP, dostarczenie licencji bez limitu użytkowników, przeszkolenie pracowników Zamawiającego oraz zapewnienie opieki technicznej w okresie objętym 24 miesięczną gwarancją w ramach projektu „Cyfryzacja administracji samorządowej — elektroniczna optymalizacja", współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach priorytetu V Dobre Rządzenie, działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

I. System elektronicznego obiegu dokumentów

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów obsługującego pracowników i interesantów Urzędu Miejski w Krobi, zwanego dalej „systemem" oraz jego integracja z systemami e-PUAP, dostarczenie licencji bez limitu użytkowników, przeszkolenie pracowników Zamawiającego oraz zapewnienie opieki technicznej w okresie objętym 24 miesięczną gwarancją.

System musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowanie o terminach załatwienia sprawy oraz zapewniać komunikację między Urzędem Miejskim w Krobi i jego interesantami z wykorzystaniem platform e-PUAP. System powinien być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (DRWA), tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, rezerwacji itp. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych.

Wraz z systemem Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu oraz instrukcje obsługi w języku polskim w formie papierowej i w postaci elektronicznej.

II. Wymagania w zakresie wdrożenia

Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość licencji Systemu ESO.
Wykonawca skonfiguruje istniejącą platformę sprzętową pod kątem wdrożenia ESO.
Wykonawca przeszkoli użytkowników oraz administratorów wdrażanego Systemu ESO.
Wykonawca uruchomi odpowiednie usługi oraz przygotuje następujące formularze na platformie ePUAP:
- formularze dotyczące osób fizycznych:
  - Informacja w sprawie podatku leśnego IL-1
  - Informacja w sprawie podatku od nieruchomości IN-1
  - Informacja w sprawie podatku rolnego IR-1
- formularze dotyczące osób prawnych:
  - Deklaracja na podatek od środków transportowych DT-1
  - Deklaracja na podatek leśny DL-1
  - Deklaracja na podatek od nieruchomości DN-1
  - Deklaracja na podatek rolny DR-1
- formularze zezwoleń/wnioski:
  - Wniosek o zezwolenie na stałą sprzedaż alkoholu
  - Zezwolenie na jednokrotną sprzedaż alkoholu
  - Wniosek o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego
  - Wniosek o udostępnienie informacji publicznej
  - Wniosek o wydanie pozwolenia na usunięcie drzew

III. System EZD na dzień składania ofert musi działać zgodnie z przepisami poniższych aktów prawnych:

	o Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. 2013 r. Poz. 267 ze zm.).
	o Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. W sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Z 2011. Nr. 14 poz. 67).
	o Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. Zm.).
	o Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. W sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).
	o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. W sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1517).
	o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. W sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1518).
	o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. W sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1519).
	o Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. Z 2014 r. poz. 1182 z późn. Zm.).
	o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. W sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Z 2004, Nr 100, poz. 1024).
	o Ustawa z dnia 6 września 2001 r. O dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. Z 2014 r., poz. 782).
	o Ustawa z dnia 18 września 2001 r. O podpisie elektronicznym (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 262).
	o Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 1422).
	o Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. O informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 235 ze zm.).
	o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. W sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. Z 2005 r. Nr 205 poz. 1692).
	o Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. O ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. Z 2002 r. Nr 126 poz. 1068 z późn. Zm.)
	o Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 907 ze zm.)
	o Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. W sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz. 246).
	o Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. W sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz. 250).
	o Ustawa z dnia 10 stycznia 2014 r. O zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw.

IV. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia

1	System musi obsługiwać rejestrację przesyłek przychodzących w formie papierowej (składane osobiście, przysyłane pocztą) i elektronicznej (składane osobiście na nośnikach, przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą oraz pocztą elektroniczną) wraz z załącznikami zgodnie z wymogami Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).
2	W ramach procesu rejestracji przesyłek przychodzących w formie papierowej system musi umożliwić zeskanowanie (z poziomu interfejsu aplikacji) poszczególnych dokumentów, wchodzących w skład przesyłki.
3	System musi umożliwiać skanowanie wsadowe przesyłek (m.in. przychodzących pocztą).
4	System musi umożliwiać generowanie potwierdzenia przyjęcia przesyłki przychodzącej przez punkt kancelaryjny i opatrzonej kodem kreskowym.
5	System musi umożliwiać rejestrację przesyłek w wielu punktach kancelaryjnych.
6	System musi umożliwiać opatrywanie przesyłek przychodzących metadanymi zgodnie z obowiązującymi przepisamioraz dodatkowymi (konfigurowalny zakres), przy czym metadane powinny być zesłownikowane co najmniej w zakresie rodzaju dokumentu, sposobu dostarczenia oraz danych teleadresowych.
7	System musi umożliwić odróżnienie, jednoznaczną identyfikację i odrębne przetwarzanie (m.in. niezależne udostępnianie) poszczególnych dokumentów, przechowywanych w postaci skanów, wchodzących w skład przesyłki, przy zachowaniu ich powiązania z przesyłką.
8	System musi umożliwić opcjonalne dodawanie przez użytkownika informacji opisujących poszczególne dokumenty, przesyłki lub sprawy w postaci notatek, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
9	Dla dokumentów papierowych nie podlegających skanowaniu oraz dokumentów na nośnikach elektronicznych nie podlegających kopiowaniu do systemu (wymaganie dotyczy zarówno całych przesyłek, jak i dokumentów wchodzących w skład przesyłki), system musi umożliwić sporządzenie metryki, zawierającej podstawowe informacje o dokumencie (co najmniej – tytuł, identyfikator, notatka).
10	System musi umożliwić prawidłową obsługę przychodzącej poczty elektronicznej, zgodnie z wymogami przepisów w zakresie instrukcji kancelaryjnych (rejestracja w rejestrze przesyłek wpływających lub bezpośrednie dołączenie wiadomości z załącznikami do akt sprawy); w sposób niezależny od użytkowanego programu pocztowego.
11	System musi automatycznie pobierać przesyłki, które przyszły przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu ePUAP, i musi umożliwić ich rejestrację w systemie w trybie półautomatycznym, automatycznym lub ręcznym, w zależności od konfiguracji.
12	Dla przesyłek, które przyszły przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu ePUAP, system musi umożliwić realizację rozdziału w sposób automatyczny (w zależności od kategorii usługi), półautomatyczny (dane wypełniane automatyczne, wymagane zatwierdzenie) lub ręczny, w zależności od konfiguracji.
13	Rozdział przesyłek przychodzących do właściwych komórek merytorycznych musi się odbywać poprzez przekazanie uprawnień do plików i informacji zawartych w systemie.
14	System musi umożliwić generowanie i drukowanie nalepek z kodami kreskowymi na dokumenty papierowe oraz nośniki i odnajdywanie na podstawie zeskanowanej nalepki odwzorowania cyfrowego bądź metryki danego dokumentu.
15	System musi umożliwić rejestrację obiegu (lokalizacja, czas przemieszczenia, użytkownik) dokumentów papierowych (dla których istnieje odwzorowanie cyfrowe oraz dla których nie zostało ono wykonane) oraz nośników.
16	System musi posiadać interfejsy, umożliwiające automatyczne przekazanie przesyłek przychodzących przez ePUAP bezpośrednio do ewentualnych podłączonych systemów dziedzinowych (bez rejestracji w rejestrze przesyłek przychodzących). System umożliwi skonfigurowanie warunków automatycznego przekazywania przesyłek pochodzących z ePUAP do innych systemów.
17	System musi posiadać zestandaryzowane (tzn. Określone i możliwe do zastosowania dla wielu systemów dziedzinowych) interfejsy oparte o język XML, umożliwiające automatyczne pobieranie z systemów dziedzinowych dokumentów do wysyłki wraz z danymi niezbędnymi do wysyłki. Dostosowanie systemów dziedzinowych do współpracy nie jest zadaniem Wykonawcy.
18	System musi umożliwić sporządzanie odwzorowań cyfrowych dokumentów poprzez skanowanie dostępne z poziomu aplikacji, zgodnie z wymaganiami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
19	System musi umożliwiać wykonanie OCR w języku polskim dla skanowanych dokumentów i jego wykorzystanie w późniejszym przetwarzaniu sprawy lub przeszukiwaniu pełnotekstowym dokumentów (dotyczy pisma maszynowego a nie odręcznego).
20	System musi pozwalać na powiązanie dokumentu tradycyjnego z metryką elektroniczną za pomocą kodów kreskowych w celu zautomatyzowania procesu skanowania (automatyczne powiązanie skanu z metryką pisma).
21	System musi umożliwić rejestrację, przechowywanie, procedowanie oraz dołączanie do akt sprawy dokumentów elektronicznych, dokumentów papierowych w postaci odwzorowań, jak również metryk (dla dokumentów papierowych nie skanowanych i elektronicznych na nośnikach).
22	System musi umożliwić wszczynanie, prowadzenie i załatwianie spraw, przechowywanie akt sprawy i prowadzenie spisów spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami. System automatycznie musi nadawać znak sprawy i zapewnia jego zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej.
23	System musi umożliwiać ręczne przenumerowanie sprawy wyłącznie w przypadkach dopuszczonych instrukcją kancelaryjną.
24	System musi umożliwić prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek wpływających, wychodzących oraz pism wewnętrznych, definiowanie i prowadzenie dowolnych innych rejestrów kancelaryjnych dopuszczonych instrukcją kancelaryjną.
25	System musi umożliwić numerację i klasyfikację pism oraz spraw w oparciu o JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
26	System musi od strony technicznej umożliwić stworzenie odrębnych podrzędnych dla jednostek podległych, z odrębnym JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) i odrębną hierarchią użytkowników.
27	System musi umożliwić procedowanie i dekretację spraw oraz pism z wykorzystaniem mechanizmu procedowania według definiowalnych ścieżek (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
28	System musi umożliwić akceptację dokumentów z wykorzystaniem mechanizmu procedowania według zdefiniowanych ścieżek (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System obsługuje akceptację jedno – lub wielostopniową.
29	Akceptacja pism elektronicznych przeznaczonych do wysyłki musi się odbywać z wykorzystaniem podpisu elektronicznego zgodnie z wymogami prawa. System musi zapewniać integralność, rozliczalność i niezaprzeczalność treści, które zostały zaakceptowane.
30	System musi umożliwić zapis projektów pism przekazywanych pomiędzy użytkownikami lub komórkami w trakcie załatwiania sprawy, a także zamieszczanie adnotacji odnoszących się do projektów pism.
31	System musi zapewnić prowadzenie i wydruk metryki sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
32	System musi umożliwić opisywanie spraw i akt sprawy metadanymi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
33	System musi umożliwić dokumentowanie wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych.
34	System ma umożliwiać wiązanie dowolnych dokumentów ze sobą oraz ze sprawami oraz dodawanie konfigurowalnych atrybutów (opisów, notatek) do tych powiązań.
35	System musi umożliwić sporządzanie i wydruk raportów, statystyk i zestawień, w szczególności wymaganych przepisami prawa. System umożliwi monitorowanie liczby spraw i terminowości ich załatwiania (globalnie, przez poszczególne komórki i osoby) w zadanych przedziałach czasu, także w podziale na kategorie spraw. Możliwość generowania raportów będzie zależna od uprawnień i będzie dotyczyła pracy osób i komórek podległych oraz pracy osoby sporządzającej raport.
36	System musi umożliwić sporządzenie raportu w postaci pliku.pdf,.xls,.rtf,.csv,.xml,.html,.doc,.ods,.odt.
37	System musi umożliwić definiowanie raportów cyklicznych, przesyłanych na zadany adres e-mail.
38	System musi umożliwić przeszukiwanie i sortowanie pism i spraw według złożonych kryteriów, w szczególności wg znaku sprawy, identyfikatora przesyłki, osoby lub komórki odpowiedzialnej, kategorii JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), dat wpłynięcia lub załatwienia, terminu załatwienia, statusu pisma lub sprawy, danych klienta urzędu, nadawcy, adresata.
39	System musi umożliwić użytkownikowi dostęp do: zestawienia spraw, za które jest odpowiedzialny, zestawienia aktualnych zadań wynikających z przepływu pracy (sprawy i korespondencja, w odniesieniu do których użytkownik ma aktualnie coś do zrobienia), zestawienia korespondencji otrzymanej i wysłanej w podziale na korespondencję wewnętrzną i z podmiotami zewnętrznymi
40	System musi umożliwić pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów w obrębie wyszukanego wcześniej zbioru, w tym co najmniej dokumentów w formatach.txt,.pdf (zawierający tekst), rtf,.doc,.docx,.odt.
41	System musi posiadać funkcję automatycznej wysyłki pism za potwierdzeniem odbioru przez platformę ePUAP.
42	System musi odbierać z platformy ePUAP informację zwrotną o doręczeniu przesyłki – Urzędowe Poświadczenie Doręczenia i automatycznie musi ją skierować do właściwego użytkownika.
43	System musi umożliwić automatyczną wysyłkę korespondencji pocztą elektroniczną poprzez pobranie adresu odbiorcy i wysłanie treści pisma w treści poczty oraz załączników w formie załączników do poczty.
44	System musi umożliwić odnotowanie wysyłki wszelkich przesyłek wychodzących w rejestrze i opatrzenie ich metadanymi zgodnie z przepisami. System będzie w miarę możliwości automatyzował te czynności.
45	System musi umożliwić generowanie korespondencji seryjnej i automatyzację jej wysyłki (do zdefiniowanych, konfigurowalnych grup odbiorców).
46	System musi umożliwić używanie i wyświetlanie w obrębie systemu formularzy („e-formularze systemu”) do wypełnienia oraz dawać możliwość wykorzystania pól z tych formularzy do tworzenia szablonów (e-szablony systemu).
47	System musi umożliwić wykorzystywanie e-szablonów systemu na ścieżce przetwarzania sprawy: użytkownik wypełnia e-szablon danymi, generując w ten sposób e-dokument systemu. Na podstawie wyświetlonego i zatwierdzonego przez użytkownika e-dokumentu system musi generować pismo do wysyłki.
48	System musi umożliwić przechowywanie, przeszukiwanie i wersjonowanie e-szablonów, ich współdzielenie między użytkownikami oraz nadawanie uprawnień do ich modyfikacji.
49	Pismo do wysyłki wygenerowane na podstawie e-szablonu mus być w formacie edytowalnym (co najmniej .doc, .rtf, *.odt).
50	System musi zapewnić automatyczne przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. Przejęcie dokumentacji musi polegać na przekazaniu archiwiście uprawnień do tej dokumentacji w systemie i ograniczeniu uprawień komórki merytorycznej, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
51	System musi posiadać dedykowane funkcje do udostępniania i wycofywania dokumentacji elektronicznej z archiwum zakładowego.
52	System musi posiadać funkcje wspierające proces porządkowania dokumentacji w archiwum zakładowym (wskazanie dokumentacji wymagającej uzupełnienia).
53	System musi realizować brakowanie akt elektronicznych oraz przekazanie akt do archiwum państwowego oraz musi umożliwić sporządzenie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji. System musi wspierać pracę archiwisty poprzez automatyczne typowanie dokumentacji do brakowania lub przekazania do archiwum państwowego (po upływie terminów związanych z danymi kategoriami archiwalnymi) oraz funkcjonalność automatycznych przypomnień
54	System musi umożliwić wnoszenie opłat przez ePUAP oraz automatyczne pozyskiwanie informacji o wniesionych w ten sposób opłatach i wykorzystywanie jej do procedowania dokumentów i spraw.
55	System musi umożliwić wprowadzanie informacji o otrzymanych przelewach ręcznie przez urzędników obsługujących sprawę lub w postaci zaimportowanego dokumentu XML, umożliwia użytkownikom identyfikację przelewów (tzn. Wiązanie przelewów ze sprawami) i – tam gdzie to możliwe – automatycznie identyfikuje przelewy lub podpowiada ich identyfikację w oparciu o konfigurowalne reguły.
56	System musi być przygotowany na współpracę z systemem finansowo-księgowym w zakresie automatycznego pozyskiwania informacji o opłatach wniesionych w kasie lub przelewem (System udostępni odpowiedni interfejs integracyjny – co najmniej Web Services oraz wymiana danych przez plik XML).
57	System musi umożliwić definiowanie ścieżek dla korespondencji i spraw w oparciu o strukturę instytucji oraz powiązanie ścieżki z daną kategorią spraw. Ścieżki muszą określać: warunki (w tym dokumenty) wymagane do rozpoczęcia, kontynuacji i zakończenia procedowania, czynności do wykonania i terminy dla poszczególnych kroków przetwarzania sprawy lub korespondencji, stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie.
58	Ścieżki muszą dopuszczać rozwidlanie oraz łączenie się podścieżek (ścieżek w obrębie innych ścieżek).
59	System musi umożliwić tworzenie i obsługę podścieżek, w szczególności musi umożliwić użytkownikowi procedującemu korespondencję lub sprawę zdefiniowanie podścieżki, która zaczyna się i kończy w jego węźle.
60	Ścieżki mogą zawierać także warunki określone dla dokumentów XML wymaganych na dowolnym etapie sprawy (m.in. wariant ścieżki uruchamiany jest w zależności od zawartości jednego z pól wniosku).
61	System musi umożliwić import, eksport i wykorzystanie schematów ścieżek. Schematy ścieżek są to ścieżki, które nie zawierają struktury stanowisk, lecz jedynie wybrane elementy związane z przetwarzaniem spraw, m.in. terminy, czynności, wymagane dokumenty i opłaty, warunki procedowania, e-formularze systemu.
62	System musi umożliwić zamieszczanie na węzłach ścieżki opisu zadań do wykonania oraz e-formularzy systemu służących do przygotowania przez urzędnika dokumentów elektronicznych. Formularze muszą umożliwiać wypełniane automatycznie zdefiniowanymi danymi z wniosku interesanta lub z systemów zewnętrznych (w przypadku integracji z systemami centralnymi i dziedzinowymi).
63	System, we współpracy z systemem ePUAP, musi umożliwić automatyczne i ręczne (w tym z podpowiedzią) sprawdzanie informacji w rejestrach centralnych (jak m.in. SRP) i wykorzystywanie uzyskanych w ten sposób informacji jako warunków przy procedowaniu spraw i pism.
64	System musi zapewnić przydzielanie spraw i korespondencji, przekazanych na dane stanowisko, konkretnym użytkownikom, pracującym na tym stanowisku.
65	System musi umożliwić przekazywanie korespondencji/sprawy na stanowisko lub bezpośrednio do wskazanego Użytkownika.
66	System musi umożliwić ewidencjonowanie i wersjonowanie ścieżek obiegu.
67	System musi umożliwić podgląd historii sprawy, ścieżki obiegu sprawy (w formie grafu).
68	System musi umożliwić procedowanie sprawy lub korespondencji trybem „ad hoc” poprzez określanie na bieżąco kolejnych stanowisk zajmujących się sprawą/korespondencją bez wykorzystywania uprzednio zdefiniowanych ścieżek procedowania sprawy/korespondencji. Użytkownik może przejść do trybu „ad hoc” w dowolnym momencie przetwarzania sprawy/korespondencji.
69	System musi umożliwić modelowanie ścieżek w narzędziu graficznym.
70	System musi umożliwić tworzenie ścieżek obiegu na podstawie historii obiegu pisma lub sprawy; w szczególności dotyczy to obiegu trybem “ad hoc”.
71	System musi umożliwić monitorowanie i kontrolę obiegu dokumentów z wykorzystaniem konfigurowalnych raportów, zestawień, statystyk i alertów – w zakresie pracy własnej oraz osób podległych.
72	System musi umożliwić przypisywanie (w ramach ścieżki lub „ad-hoc”) procesom i zadaniom terminów realizacji, monitorowanie terminowości ich realizacji, automatyczne konfigurowalne przypomnienia i alerty.
73	System musi posiadać funkcjonalność kalendarza i zadań (z terminami i priorytetami) oraz notatek dla użytkowników.
74	System musi umożliwić obsługę wielu kalendarzy z możliwością ich łącznego udostępniania w terminarzu użytkownika, włączania i wyłączania subskrypcji i podglądu wybranych kalendarzy. Dostęp do kalendarzy musi być regulowany przez system uprawnień do ich tworzenia, edycji, publikowania, podglądu i subskrypcji
75	System musi umożliwiać definiowanie zdarzeń kalendarza i zadań dla innych osób oraz ich grup przez osoby uprawnione (m.in. przełożonego dla podwładnych).
76	Kalendarz musi umożliwiać podgląd zadań w siatce o rozdzielczości co najmniej 15 minut, zaś ich definiowanie z dokładnością do 5 minut.
77	System musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla urzędu i nie może umożliwiać komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie.
78	System musi umożliwić użytkownikowi podgląd przypisanych do niego spraw i korespondencji, z możliwością sortowania, filtrowania i przeszukiwania.
79	System musi umożliwić nadawanie priorytetów pismom i sprawom
80	System współpracuje z edytorem aktów prawnych posiadanym przez urząd (tworzenie aktów i ich publikacja w BAW z poziomu systemu).
81	System musi umożliwić składanie i weryfikowanie podpisu elektronicznego na każdym dokumencie elektronicznym w dowolnej liczbie podpisów elektronicznych różnych rodzajów: podpis profilem zaufanym ePUAP, bezpieczny podpis elektroniczny z wykorzystaniem certyfikatów kwalifikowanych, w tym weryfikacja podpisów z listy TSL
82	Do weryfikacji podpisu elektronicznego system musi korzystać z funkcjonalności platformy ePUAP, przy czym powinna ona być możliwa do wywołania dla dowolnego dokumentu w systemie na żądanie użytkownika.
83	System musi umożliwić pobieranie, przechowywanie i dostęp do archiwalnej wersji podpisu elektronicznego wykonanej przy składaniu dokumentu przez platformę ePUAP.
84	System musi przyjmować dokumenty elektroniczne złożone przez klientów za pośrednictwem platformy ePUAP i umożliwiać automatyczne kierowanie ich na właściwą ścieżkę zgodnie z e-usługą, której dotyczą
85	System musi umożliwiać użytkownikom pobieranie informacji o płatnościach dokonanych przez ePUAP. System musi umożliwiać integrację z ePUAP w zakresie realizacji płatności dokonywanych przez interesantów.
86	System musi umożliwiać doręczanie dokumentów poprzez ePUAP.
87	System musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie słowników.
88	System musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie weryfikacji podpisu elektronicznego z wykorzystaniem profilu zaufanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.
89	System musi umożliwić publikację dowolnych dokumentów na stronie podmiotowej BIP poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services, wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).
90	System musi umożliwić informowanie o statusie sprawy na stronie podmiotowej urzędu poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services, wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).
91	System musi umożliwić wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw bez konieczności modyfikacji ścieżek procedowania i umożliwia przekazanie osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej. Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas lub bezterminowo.
92	Funkcjonalność obsługi zastępstw, zmian kadrowych i urlopów umożliwia ustalenie, która osoba faktycznie realizowała daną czynność w systemie (każdy z użytkowników zachowuje swoją tożsamość i działa w oparciu o swoje konto użytkownika).
93	System musi umożliwić ewidencjonowanie struktury instytucji oraz jej pracowników, które umożliwią przypisanie pracowników (osób) do stanowisk (funkcji).
94	System musi umożliwić definiowanie uprawnień, w tym delegowanie części lub całości posiadanych uprawnień.
95	System umożliwi zarządzanie uprawnieniami w oparciu o grupy uprawnień i grupy zasobów, jakich dotyczą. System uprawnień musi być zdolny do odzwierciedlenia uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych urzędników, stosowany w jednostkach samorządu terytorialnego i wynikający z Instrukcji Kancelaryjnych oraz struktury stanowisk.
96	System musi umożliwić definiowanie sposobu logowania dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników. Dostępne muszą być co najmniej następujące metody logowania: użytkownik/hasło, karta kryptograficzna, jednokrotne logowania przez domenę.
97	Przy logowaniu system musi prezentować użytkownikowi informację o dacie i czasie ostatniego udanego logowania oraz ostatniego nieudanego logowania.
98	System musi także umożliwiać generowanie raportu dotyczącego logowań użytkownika (przez użytkownika i administratora) oraz wykrywać zachowania określone jako podejrzane i uruchamiać konfigurowalne alerty w tym zakresie. Konfiguracja powinna dotyczyć tego, kto ma być informowany (m.in. użytkownik, administrator), w jakich przypadkach, w jakiej formie (m.in. sms, mail, alert w systemie).
99	Hasła są przechowywane w systemie w formie zaszyfrowanej i nie ma możliwości ich odtworzenia, lecz jedynie zresetowania. Po zresetowaniu hasła użytkownika przez administratora system zmusza użytkownika do zdefiniowania nowego hasła przy pierwszym logowaniu.
100	System umożliwia administratorowi wymuszenie okresowej zmiany haseł (i zdefiniowanie odpowiedniego interwału czasowego) oraz wspiera wykrywanie kont nieużywanych poprzez odpowiednie alerty.
101	System musi umożliwić wykonywanie kopii bezpieczeństwa (backup) z wykorzystaniem dostarczonego w tym celu sprzętu. System musi umożliwić automatyzację wykonywania backupu w określonych interwałach czasu lub pod określonymi warunkami i umożliwia ustawienie częstotliwości backupu. Zaoferowane rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu) danych dokonywanych nie rzadziej niż codziennie.
102	System powinien umożliwiać tworzenie backupu pełnego, backupu różnicowego i backupu przyrostowego. Wykonawca musi opisać procedurę backupu.
103	System musi umożliwić zapis wszystkich czynności wykonywanych w systemie przez jego użytkowników, z możliwością jednoznacznego wskazania użytkownika, który wykonał daną czynność (rozliczalność). Przy usuwaniu rekordów z danymi osobowymi zgodnie z ustawą o danych osobowych, System zapewnia zachowanie pozostałych informacji o użytkowniku i jego aktywności historycznej, a także dokumentów związanych z użytkownikiem.
104	System musi zapewnić bezpieczeństwo komunikacji z systemami zewnętrznymi w szczególności poprzez mechanizm podpisu cyfrowego i szyfrowanie komunikacji. Administrator musi dysponować interfejsem do nadawania uprawnień integrowanym aplikacjom.
105	Zakres wartości w słownikach prowadzonych przez system powinien być konfigurowalny przez administratora lub pochodzić z rejestrów centralnych (m.in. TERYT). Zmiana wartości w słownikach nie może powodować zmian w dokumentach sporządzonych z wykorzystaniem poprzednich wersji słowników.
106	System musi umożliwić prowadzenie ewidencji Interesantów zawierającej ewidencję osób fizycznych oraz prawnych (z wyróżnieniem JST). Ewidencje te powinny zawierać dane identyfikacyjne i teleadresowe.
107	Dla rejestrowanej sprawy muszą być wprowadzane odnośniki do ewidencji Interesantów.
108	Dla Ewidencji Osób Fizycznych system musi umożliwić generowanie raportu danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. W sprawie dokumentacji generowania raportu danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).
109	System musi umożliwić prowadzenie książki teleadresowej interesantów i wspiera wykorzystywanie jej w procesie rejestracji i wysyłce przesyłek, tworzeniu pism, rejestracji spraw.
110	System musi umożliwić definiowanie wielu adresów (co najmniej do 5) dla interesanta, a także odrębne oznaczenie adresu zameldowania, zamieszkania, korespondencyjnego. Zmiana danych w książce teleadresowej nie może pociągać za sobą zmian we wcześniejszych dokumentach (także wpisach w systemie) związanych z interesantem.
111	System musi umożliwiać tworzenie grup interesantów (m.in. poprzez dodatkowe atrybuty) na podstawie książki teleadresowej i z nią zsynchronizowanej. Grupy będą wykorzystywane do wyszukiwania i korespondencji seryjnej.
112	System musi umożliwić nadawanie i ograniczanie uprawnień do danych osobowych interesantów – osób fizycznych, zapewniając ochronę tych danych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).
113	Słowniki prowadzone i wykorzystywane w systemie muszą obejmować w szczególności: słownik dekretacji, słownik lokalizacji, słownik rodzajów nośników, słownik kategorii archiwalnych, JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).
114	System musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych metadanych do opisu spraw, akt sprawy, przesyłek wchodzących i wychodzących oraz dowolnych dokumentów.
115	System musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych słowników.
116	System musi posiadać wewnętrzny edytor, służący do sporządzania notatek, załączanych do akt sprawy.
117	System musi umożliwić wysyłanie i odbieranie faksów z poziomu interfejsu użytkownika wewnętrznego.
118	Wymaga się, aby interfejs użytkownika zawierał informację o węźle struktury organizacyjnej, w którym aktualnie pracuje użytkownik.
119	Wymaga się, aby była możliwość konfiguracji widoków indywidualnych m.in. wysokość wiersza listy zawierającej sprawy, dokumenty, zadania(najmniejsza, mała, średnia, największa).
120	Wymaga się, aby była możliwość grupowania elementów (mechanizm drag&drop) na listach pism, spraw, zadań poprzez mechanizmy list przestawnych (grupowania zagnieżdżonego co najmniej do 20 poziomów). System musi umożliwiać zapamiętywanie zdefiniowanych grup dla konkretnego użytkownika.
121	Wymaga się, aby była możliwość przechodzenia z własnych list dokumentów i spraw na listy wskazanych osób., do których podglądu dany użytkownik jest uprawniony.
122	Wymaga się, aby była możliwość dowolnego ustawiania kolumn oraz zapamiętywania tych ustawień.
123	Wymaga się, aby była możliwość wyświetlania bądź ukrywania kolumn na listach spraw, dokumentów, zadań.
124	Wymaga się, aby była możliwość wykorzystania na listach spraw, dokumentów, zadań mechanizmów szybkiej filtracji po dowolnie wybranej kolumnie.
125	System musi posiadać ustandaryzowane interfejsy zewnętrzne, obejmujące udostępnianie usług integracyjnych (m.in. wymiany danych) Systemu, systemom zewnętrznym poprzez: usługi Web Services (w oparciu o standardy SOAP 1.2, WSDL co najmniej 1.1); możliwość komunikacji z wykorzystaniem plików XML zlokalizowanych w strukturach plikowych jednostki, zgodność ze standardami XML 1.0 i XSD 1.1.lub.;usługi JMS (Java Message Service).
126	System musi umożliwiać administratorom tworzenie nowych oraz zarządzanie udostępnianymi usługami i interfejsami (w tym harmonogramem komunikacji, lokalizacją plików, uprawnieniami do nich) poprzez przyjazny interfejs. System będzie umożliwiał wdrażanie nowych interfejsów poprzez import konfiguracji, określającej standardy komunikacji z danym systemem, oraz serię kroków wykonywanych poprzez graficzny interfejs.
127	Dla danych pozyskiwanych z systemu zewnętrznego System musi umożliwiać administratorowi skonfigurowanie transformat oraz automatycznego przesyłania uzyskanych danych jako jednego lub wielu dokumentów do użytkownika lub użytkowników.
128	System musi posiadać mechanizm kontroli dostępu do usług pozwalający na dostęp do danej usługi ze względu na użytkownika oraz grupę (jednostkę organizacyjną) do której należy.
129	System musi rejestrować wszystkie czynności dostępu do usług i zasobów w systemie, w zakresie dostępu przez użytkowników oraz aplikacje współpracujące.
130	System musi posiadać wbudowany mechanizm zdalnej asysty technicznej pozwalający na wsparcie użytkowników systemu przez uprawnionych do tego administratorów